Preguntas frecuentes del CAT

¿Qué es la Herramienta de Evaluación de Capacidades (Capacity Assessment Tool - CAT)?

El CAT es una herramienta de autoevaluación que ayuda a las Organizaciones Miembros a evaluar y comprender su propia capacidad organizacional, medida en comparación con el modelo de capacidad organizacional de la AMGS y los estándares mínimos de afiliación establecidos. La herramienta también ayuda al Equipo Global de la AMGS a identificar qué tipo de apoyo se requiere para desarrollar y hacer crecer a cada organización de la manera más efectiva.

¿Cuál es la diferencia entre la actual Herramienta de Evaluación de Capacidades y las antigua herramientas?

Hasta 2012, utilizábamos una Herramienta de Evaluación del Rendimiento, que se centraba en los resultados y las acciones, y no en los procesos. Era principalmente una herramienta para los Consejos Nacionales. En 2019, lanzamos la Herramienta de Evaluación de Capacidades, diseñada para ser utilizada de forma colaborativa por todo el personal y los voluntarios que contribuyen al liderazgo de la organización (ya sea como parte del equipo ejecutivo o del equipo de gobierno). La versión 2023 del CAT mantiene este principio, pero se ha simplificado para garantizar que esté más centrada en la OM, sea más fácil de usar y más fácil de entender. La organización de esta nueva versión del CAT es diferente de las versiones anteriores. Ahora se estructura en cinco secciones iguales centradas en: Identidad de la organización, Estructura y gestión de la organización, Personas Adultas en el Guidismo y Escultismo Femenino, Personas Jóvenes en el Guidismo y Escultismo Femenino y Un espacio seguro para todas y todos. También es más flexible, lo que permite a las Organizaciones Miembros elegir entre trabajar con todo el CAT en un solo paso, trabajar sección por sección o centrarse en los indicadores 'esenciales' que apoyan los criterios de membresía de la AMGS. Se han introducido nuevos iconos para resaltar los indicadores que apoyan los temas clave de la Brújula 2032.

¿Quién puede completar la Herramienta de Evaluación de Capacidades? 

Esto dependerá de la estructura de su organización. Para que sea un medio efectivo y activo de autorreflexión, tanto los voluntarios como el personal deben formar parte de la organización. Puede tratarse de los miembros del Consejo Nacional, los miembros senior del personal (Dirección Nacional) y cualquier responsable clave de la toma de decisiones. Se recomienda asignar un equipo para cada área diferente de la evaluación. Cuando sea posible, cada equipo debe estar dirigido por el miembro del Consejo Nacional responsable del área de trabajo. Completar el CAT busca ser un proceso participativo, que requiere un verdadero trabajo en equipo. Para obtener los mejores resultados, se sugiere incluir a todos los implicados en funciones clave de liderazgo.

¿Cada cuánto/Cuándo deberíamos utilizar la herramienta?

La frecuencia de uso de la herramienta puede variar de una organización a otra. Puede utilizarla con la frecuencia que considere oportuna, según las necesidades de su organización. Puede utilizarla una vez al año si lo desea, como medio para supervisar y evaluar su progreso, o al inicio del desarrollo de su plan estratégico. La AMGS recomienda utilizar la herramienta sólo cada tres años.

Nuestra organización ya ha completado la versión antigua del CAT; ¿tenemos que volver a completarla?

La mayoría de las organizaciones ya han realizado el CAT al menos una vez. Sin embargo, está diseñada como una herramienta para ayudarle a supervisar y evaluar su progreso, por lo que le recomendamos que la revise al menos cada 3 años. Si lo desea, puede utilizarlo más a menudo, según las necesidades de su organización.

Soy una Asociación Componente en una Federación; ¿tengo que completar la Herramienta de Evaluación de Capacidades?

La Herramienta de Evaluación de Capacidades está diseñada para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y de si son Asociaciones Componentes (AC) u Organizaciones Nacionales de Scouts y Guías (ONSG). El objetivo es fortalecer la capacidad de nuestro Movimiento haciéndolo sólido en las diferentes áreas evaluadas.

¿Se puede completar la Herramienta de Evaluación de Capacidades en línea?

Sí, el CAT puede completarse en línea, utilizando la plataforma Campfire. Recomendamos utilizarla en ese formato. De todas maneras, también hay disponible una versión en PDF.

¿Qué sucede si no encajamos en ningún indicador?

 Si considera que los indicadores propuestos no reflejan con precisión la realidad de su organización, elija la opción que más se aproxime a su situación actual.

¿Qué pruebas o documentos debemos aportar?

A medida que trabaje en el CAT, recomendamos que intente recopilar pruebas que respalden su respuesta a cada indicador. Aunque la AMGS no exige que presenten estas pruebas para respaldar sus conclusiones, puede que les ayuden a afianzar sus ideas. Si posteriormente buscan el apoyo del equipo de Desarrollo de Capacidades, también pueden encontrar que les ofrece un enfoque útil para sus discusiones iniciales con el equipo.

¿Cómo garantizar la objetividad?

•                     Asegúrese de que sus respuestas se basan en los datos estadísticos de su organización y en sus documentos (políticas y procedimientos).

•                     Elija la respuesta que demuestre su situación actual.

•                     Reúna a las personas adecuadas y asegúrese de que todos los implicados forman parte del proceso.

•                     Sea honesto y transparente.

•                     Evite sobrevalorar o infravalorar las capacidades de su organización.

•                     De un paso atrás y piense qué respuesta elegiría un observador externo.

•                     Tenga en cuenta que esta herramienta se ha desarrollado para ayudarle a identificar las deficiencias de su organización y las áreas a mejorar.

¿Qué sucede si no entendemos algo durante el proceso?

Si algo no está claro durante el proceso, consulte las directrices y el glosario. Si su pregunta sigue sin respuesta, no dude en ponerse en contacto con su Comité Regional (contacto regional para el Desarrollo de Capacidades o Manager Regional) (*). Ellos podrán ayudarle y proporcionarle el apoyo necesario. (*) El nombre de este equipo puede cambiar de una región a otra. Si su pregunta es especialmente compleja, podrán buscar apoyo adicional de un pequeño equipo de consultores de la Herramienta de Evaluación de las Capacidades.

¿Qué ocurre una vez completada la Herramienta de Evaluación de Capacidades?

Ya existe un proceso de prestación de apoyo personalizado. Sin embargo, ahora hemos racionalizado este proceso para que sea más fácil de utilizar y responda mejor a las necesidades de las Organizaciones Miembros.  Su primer punto de contacto es su Comité Regional (Contacto Regional para el Desarrollo de Capacidades o Manager Regional). Estas personas podrán ayudarle a cumplimentar el CAT. Una vez completada la herramienta, podrá utilizar los resultados para identificar sus propias prioridades de desarrollo o mejora. Si, como resultado de esto, ha identificado una necesidad de apoyo y deseas acceder al servicio de Desarrollo de Capacidades de la AMGS, puedes ponerte en contacto directamente con el equipo enviando un correo electrónico a [email protected]. También les pedimos que envíe una copia de su correo electrónico a su contacto regional de Desarrollo de Capacidades para que estén al tanto de sus necesidades. También pueden ofrecer apoyo regional y/o apoyo de organización a organización. Cuando haya una demanda significativa de apoyo, es posible que tengamos que dar prioridad a las organizaciones que identificaron el área en cuestión como una prioridad para la organización, lo que permitirá a la AMGS enfocar sus recursos de manera más eficiente.

Nuestra organización ya está bien establecida (estrategias, evaluación de resultados, políticas, personal, infraestructura), ¿por qué necesitamos la Herramienta de Evaluación de Capacidades?

La Herramienta de Evaluación de la Capacidades no está concebida principalmente para organizaciones que experimentan dificultades ni para conducirle necesariamente a malos resultados. Está diseñada para ayudarle a evaluar los puntos fuertes y débiles de su organización desde todos los ángulos y para ayudarle a supervisar el progreso hacia los puntos de referencia de la capacidad organizativa.  Los indicadores se agrupan en "esenciales" y "llévalo más allá". Los indicadores 'esenciales' son los que sustentan los criterios de afiliación a la AMGS. Como organización establecida, la verificación de su desempeño en estas áreas puede ser útil, pero es probable que dedique más tiempo a centrarse en los indicadores que indican "llévalo más allá".  Para cada indicador, hemos descrito toda la gama de posibles resultados (de deficiente a excelente) y también hemos articulado lo que la AMGS consideraría una "base sólida". Es probable que las organizaciones menos establecidas o aquellas que buscan reconstruirse después de haber enfrentado desafíos, deseen enfocarse en asegurar que logren esta 'base sólida'. Como organización bien establecida, es muy posible que su atención se centre en lograr mejoras incrementales más arriba en la escala.  Cuando se reflexiona sobre su nivel en un área en la que ya identifica que lo está haciendo bien, además de explorar formas de mejorar, también debe fijarse en los cambios o tendencias que puedan afectar a su trabajo en el futuro. Otra ventaja de la que puede aprovecharse es la creación de redes; podría emparejarse con organizaciones que buscan mejorar sus capacidades en un área determinada. Esto supone una gran oportunidad para que sus personas con más experiencia compartan sus conocimientos, vivan una nueva experiencia a nivel internacional y sean activos a nivel mundial.

Mi organización tiene recursos limitados (ni personal ni infraestructura), ¿cómo podemos utilizar la Herramienta de Evaluación de Capacidades??

Su contacto Regional para el Desarrollo de Capacidades está dispuesto a ofrecerle el apoyo que necesite para que el proceso sea más eficaz según la situación específica de su organización. Le ayudará a identificar quién puede hacerlo y cómo desarrollar un esquema adecuado para sus recursos existentes. En caso de que esto no sea suficiente, el equipo de Desarrollo de Capacidades podrá proporcionarle apoyo adicional para completar el CAT mediante un pequeño equipo de consultores/as de la Herramienta de Evaluación de Capacidades.

Somos una organización pequeña, ¿sigue siendo necesario que un moderador dirija el proceso?

Un moderador calificado facilitará y maximizará la gestión del proceso y el aprendizaje, le ayudará a ahorrar tiempo y aumentará la eficiencia del grupo de trabajo. La moderación también ayuda a que todos sientan que han dado su opinión y que han trabajado juntos para lograr el mejor resultado posible. Si no puede encontrar un moderador en su organización, puede solicitar ayuda a través del Contacto Regional para el Desarrollo de Capacidades, o enviando un correo electrónico a [email protected].

La Herramienta de Evaluación de Capacidad se define como una autoevaluación, entonces ¿por qué necesitamos compartir nuestros resultados?

Cuando las organizaciones completen el CAT en línea en la plataforma Campfire, la AMGS podrá identificar automáticamente los temas clave. Sin embargo, nos gustaría resaltar que esto no forma parte de ningún proceso de evaluación formal por parte de la AMGS. Los resultados ayudarán al Equipo Global de la AMGS a desarrollar las estrategias y los planes necesarios para desarrollar y hacer crecer nuestro Movimiento de la manera más eficaz. Los resultados también serán compartidos con su Comité Regional y los ejecutivos apropiados dentro de la Oficina para permitirles identificar las necesidades específicas de apoyo e informar los planes de Negocios Regionales. La AMGS no recibirá automáticamente los resultados de las organizaciones que completen la versión PDF del CAT. Aunque no es obligatorio compartirlos con la AMGS, sería de gran ayuda si ustedes se sintieran capaces de hacerlo. Les aseguramos que cualquier información que compartan será considerada confidencial y no se hará pública.

Tenga en cuenta que esta lista es orientativa, sólo representa algunos ejemplos. Los nombres pueden cambiar y puede tener otros documentos que sean más apropiados.