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Foire aux Questions du CAT

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Qu’est-ce que l’Outil d’Evaluation des Capacités (Capacity Assessment Tool - CAT) ?

Le CAT est un outil d'auto-évaluation qui aide les Organisations membres à évaluer et à comprendre leur propre capacité organisationnelle par rapport au modèle de capacité organisationnelle de l'AMGE et aux normes minimales d'affiliation établies. L'outil aide également l'Équipe mondiale de l'AMGE à identifier le type de soutien nécessaire pour développer et faire croître chaque organisation de la manière la plus efficace possible.

 

Quelle est la différence entre l'outil d'évaluation des capacités actuel et les outils précédents ?

Jusqu'en 2012, nous utilisions un outil d'évaluation des performances qui se concentrait sur les résultats et les actions, et non sur les processus. Il s'agissait principalement d'un outil destiné au Conseil National. En 2019, nous avons lancé l'Outil d'Evaluation de Capacités, qui a été conçu pour être utilisé de manière collaborative par l'ensemble du personnel et des bénévoles contribuant au leadership organisationnel (qu'ils fassent partie de l'équipe exécutive ou de l'équipe de gouvernance). La version 2023 de l'CAT conserve ce principe, mais a été simplifiée pour s'assurer qu'elle est plus centrée sur les OM, plus facile à utiliser et à comprendre. L'organisation de cette nouvelle version de l'CAT est différente de celle des versions précédentes. Elle est désormais structurée en cinq sections égales axées sur : L'identité organisationnelle, la structure organisationnelle et la gestion, les adultes dans le Guidisme et le Scoutisme féminin, les jeunes dans le Guidisme et le Scoutisme féminin et un espace sûr pour tous.tes. Il est également plus flexible, permettant aux Organisations membres de choisir de travailler sur l'ensemble de l'CAT en une seule fois, de travailler section par section ou de se concentrer sur les indicateurs 'essentiels' qui soutiennent les critères d'affiliation de l'AMGE. De nouvelles icônes ont été introduites pour mettre en évidence les indicateurs qui soutiennent les thèmes clés de Compass 2032.

 

Qui peut compléter l'Outil d'Evaluation des Capacités ?

Cela dépendra de votre structure organisationnelle. Pour en faire un moyen actif et efficace d'auto-réflexion, les bénévoles et le personnel doivent y participer. Il peut s'agir des membres du Conseil National, des cadres supérieurs (direction nationale) et de tout preneur de décision clé. Il est recommandé de désigner une équipe pour chaque domaine de l'évaluation. Dans la mesure du possible, chaque équipe doit être dirigée par le membre du conseil national responsable du domaine en question. Le CAT est un processus participatif qui nécessite un véritable travail d'équipe. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est suggéré d'inclure toutes les personnes impliquées dans les rôles clés de leadership.

 

Quand et à quelle fréquence devrions-nous utiliser l'outil ?

La fréquence d'utilisation de l'outil peut varier d'une organisation à l'autre. Vous pouvez l'utiliser aussi souvent que vous le souhaitez, en fonction des besoins de votre organisation. Vous pouvez l'utiliser annuellement si vous le souhaitez, comme moyen de suivre et d'évaluer vos progrès, ou au début du développement de votre plan stratégique. L'AMGE recommande de n'utiliser l'outil que tous les trois ans.

 

Notre organisation a déjà rempli la version précédente de l’CAT ; devons-nous le faire à nouveau ?

La plupart des organisations ont maintenant complété l'CAT au moins une fois. Cependant, comme il est conçu comme un outil vous permettant de suivre et d'évaluer vos progrès, nous vous recommandons de le revoir au moins tous les trois ans. Vous pouvez l'utiliser plus souvent, si vous le souhaitez, en fonction des besoins de votre organisation.

 

Je suis une Association Composante d'une Fédération ; dois-je remplir l'Outil d'Evaluation des Capacités ?

L'Outil d'Evaluation des Capacités (CAT) est destiné à toutes les organisations, quelle que soit leur taille et qu'elles soient des associations composantes (AC) ou des ONSEG (Organisations Nationales des Scouts et Guides). L'objectif est de renforcer la capacité de notre Mouvement en devenant solide dans les différents domaines examinés.

 

L'Outil d'Evaluation des Capacités peut-il être utilisé en ligne ?

Oui, le CAT peut être complété en ligne, en utilisant la plateforme Campfire. Nous recommandons de l'utiliser si possible, mais une version PDF est également disponible.

 

Que faire lorsque nous ne correspondons à aucun indicateur ?

Si vous estimez que les indicateurs proposés ne reflètent pas fidèlement la réalité de votre organisation, choisissez l'option la plus adaptée à votre situation actuelle.

 

Quels sont les preuves ou les documents à fournir ?

Au fur et à mesure que vous travaillez sur l'CAT, nous vous recommandons d'essayer de compiler des preuves pour étayer votre réponse à chaque indicateur. Bien que l'AMGE n'exige pas que vous soumettiez ces preuves pour soutenir vos conclusions, vous constaterez peut-être qu'elles vous aideront à consolider votre raisonnement. Si vous sollicitez par la suite le soutien de l'Equipe de Renforcement des Capacités, vous constaterez peut-être que ce document constitue un point de départ utile pour vos discussions initiales avec l'équipe.

 

Comment garantir l'objectivité ?

                     Assurez-vous que vos réponses sont basées sur les données statistiques de votre organisation et sur ses documents (politiques et procédures).

                     Choisissez la réponse qui correspond à votre situation actuelle.

                     Réunissez les bonnes personnes et veillez à ce que toutes les personnes impliquées participent au processus.

                     Soyez honnête et transparent.

                     Évitez de surestimer ou de sous-estimer les capacités de votre organisation.

                     Prenez du recul et demandez-vous ce qu'un observateur externe choisirait comme réponse.

                     Gardez à l'esprit que cet outil a été conçu pour vous aider à identifier les lacunes de votre organisation et les domaines à améliorer.

 

Que se passe-t-il si nous ne comprenons pas quelque chose au cours du processus ?

Si quelque chose n'est pas clair pendant le processus, reportez-vous aux instructions et au glossaire. Si votre question reste sans réponse, n'hésitez pas à contacter votre Equipe Régionale (Contact Régional pour le Renforcement des Capacités ou Gestionnaire Régional) (*). Iel pourra vous aider et vous apporter le soutien nécessaire. (*) le nom de cette équipe peut changer d'une région à l'autre. Si votre question est particulièrement complexe, iels pourront demander un soutien supplémentaire à une petite équipe de consultants en outils d'évaluation des capacités.

 

Que se passe-t-il une fois que l'outil d'évaluation des capacités a été rempli ?

Un processus de prestation de soutien sur mesure est déjà en place. Toutefois, nous avons rationalisé ce processus afin de faciliter la navigation et de mieux répondre aux besoins des Organisations Membres.  Votre premier point de contact est votre Equipe Régionale (Contact Régional pour le Renforcement des Capacités ou Gestionnaire Régional). Elle pourra vous aider à remplir l'CAT. Une fois le CAT complété, vous devriez être en mesure d'utiliser les résultats pour identifier vos propres priorités de développement ou d'amélioration. Si, à la suite de cela, vous avez identifié un besoin de soutien et souhaitez accéder au service de renforcement des capacités de l'AMGE, vous pouvez contacter directement l'équipe en envoyant un mail à [email protected]. Nous vous demandons également d'envoyer une copie de votre courriel à votre Contact Régional pour le Renforcement des Capacités afin qu'iel soit au courant de vos besoins. Iel peut également être en mesure d'offrir un soutien régional et/ou un soutien d'organisation à organisation. Lorsque la demande de soutien est importante, il se peut que nous devions donner la priorité aux associations qui ont identifié le domaine en question comme étant une priorité pour l'organisation, ce qui permettra à l'AMGE de concentrer ses ressources de manière plus efficace.

 

Notre organisation est déjà bien établie (stratégies, mesure des performances, politiques, personnel, infrastructure), pourquoi avons-nous besoin de l'Outil d'Evaluation des Capacités ?

L'Outil d'Evaluation des Capacités n'est pas conçu pour les organisations en difficulté ou pour vous conduire nécessairement à de mauvais résultats. Il est conçu pour vous aider à examiner les forces et les faiblesses de votre organisation sous tous les angles et pour vous aider à suivre les progrès accomplis par rapport aux critères de référence en matière de capacité organisationnelle.  Les indicateurs sont regroupés en deux catégories : "essentiels" et "à approfondir". Les indicateurs 'essentiels' sont ceux qui sous-tendent les critères d'affiliation à l'AMGE. En tant qu'organisation bien établie, il peut être utile de vérifier votre performance dans ces domaines, mais il est probable que vous passiez plus de temps à vous concentrer sur les indicateurs « à approfondir ».  Pour chaque indicateur, nous avons décrit l'éventail complet des performances possibles (de médiocre à excellent) et avons également articulé ce que l'AMGE considérerait comme une 'base solide'. Les organisations moins établies ou celles qui cherchent à se reconstruire après avoir été confrontées à des défis voudront probablement s'assurer qu'elles atteignent cette 'base solide'. En tant qu'organisation bien établie, il se peut que vous vous concentriez sur la réalisation d'améliorations progressives plus haut dans l'échelle.   Lorsque vous réfléchissez à votre niveau dans un domaine où vous avez déjà constaté que vous vous débrouillez bien, et que vous étudiez les moyens de vous améliorer, vous devriez également vous pencher sur les changements ou les tendances susceptibles d'affecter votre travail à l'avenir. Un autre avantage dont vous pouvez profiter est la mise en réseau ; vous pourriez être associé à des organisations qui cherchent à renforcer leurs capacités dans certains domaines. C'est une excellente occasion pour vos expert.e.s de partager leurs connaissances et leur expertise, de vivre une nouvelle expérience au niveau international et d'être actif.ve.s au niveau mondial..

 

Mon organisation dispose de ressources limitées (pas de personnel ni d'infrastructure), comment pouvons-nous utiliser l'Outil d'Evaluation des Capacités ?

Votre Contact Régional pour le Renforcement des Capacités est prêt à vous offrir le soutien dont vous avez besoin pour rendre le processus plus efficace en fonction de la situation spécifique de votre organisation. Iel vous aidera à identifier qui peut le faire et comment développer un cadre adéquat pour vos ressources existantes. Si cela ne suffit pas, l'Equipe de Renforcement des Capacités sera en mesure de fournir une aide supplémentaire pour compléter l'CAT par l'intermédiaire d'une petite équipe de consultant.e.s en Outils d'Evaluation des Capacités.

 

Nous sommes une petite organisation ; avons-nous encore besoin d'un facilitateur.ice pour diriger le processus ?

Un facilitateur.ice compétent facilitera et maximisera la gestion du processus et l'apprentissage ; iel vous aidera à gagner du temps et à accroître l'efficacité du groupe de travail. La facilitation permet également à chacun de sentir qu'iel a eu son mot à dire et qu'iel a travaillé ensemble pour obtenir le meilleur résultat possible. Si vous ne trouvez pas de facilitateur.ice au sein de votre organisation, vous pouvez demander de l'aide auprès du Contact Régional pour le Renforcement des Capacités ou en envoyant un courriel à [email protected].

 

L'Outil d'Evaluation des Capacités est défini comme une auto-évaluation, alors pourquoi devons-nous partager nos résultats ?

Lorsque les organisations complètent l'CAT en ligne, l'AMGE sera en mesure d'identifier automatiquement les thèmes clés. Nous tenons cependant à souligner que cela ne fait pas partie d'un processus d'évaluation formel de l'AMGE. Les résultats aideront l'Équipe mondiale de l'AMGE à élaborer les stratégies et les plans nécessaires pour développer et faire croître notre Mouvement de la manière la plus efficace possible. Les résultats seront également partagés avec votre Comité régional et les cadres appropriés du Bureau afin de leur permettre d'identifier les besoins spécifiques de soutien et d'informer les plans d'activités régionaux. L'AMGE ne recevra pas automatiquement les résultats des organisations qui remplissent la version PDF de l'CAT. Bien qu'il ne soit pas obligatoire de partager ces résultats avec l'AMGE, il serait très utile que vous puissiez le faire. Nous vous assurons que toute information que vous partagez sera considérée comme confidentielle et ne sera pas rendue publique.

 

Quel type de preuves devons-nous présenter pour justifier nos choix pour les différents indicateurs et comment devons-nous les présenter ?

Bien que l'AMGE n'exige pas que vous soumettiez des preuves, il se peut que la compilation de preuves vous aide à décider de votre réponse à chaque indicateur de l'CAT. Si vous sollicitez par la suite le soutien de l'Equipe de Renforcement des Capacités. Vous pourrez également vous rendre compte qu'il s'agit d'une base utile pour vos discussions initiales avec l'équipe. L'approche recommandée pour la compilation des preuves consiste à confier aux membres de l'équipe en charge de chaque domaine de l'évaluation la tâche de collecter et de compiler les preuves pour chaque norme. Il est conseillé de créer un dossier en ligne ou des fichiers pour chaque domaine afin de rassembler toutes les preuves au même endroit, étant donné qu'un document peut constituer une preuve pour plusieurs critères. Vous trouverez ci-dessous une liste des documents que vous pourriez utiliser pour étayer vos réponses.

Elément

 

Exemples de preuves qui peuvent être apportées

 

Mission et Vision

 

Déclaration de mission, déclaration de vision

Valeurs

 

Proposition de valeur, ensemble de valeurs

Stratégie et Planification

 

Plans stratégiques, Outils d'Evaluation des Capacités Plan annuel, rapports annuels

Gouvernance

Constitution et politiques, règlements, enregistrement, politiques de recrutement des membres du conseil et du directeur général, politique d'évaluation des performances

Expérience de Guidisme et Scoutisme Féminin

 

Programmes éducatifs, ressources bénévoles, manuels, cadre éducatif

Pratique du leadership des adultes

Politique de développement du leadership, cadre de développement des adultes

Gestion des organisations

Politique organisationnelle, politiques opérationnelles, orientations en matière de formation, politiques et procédures relatives aux volontaires, politiques de gestion des risques, politique d'évaluation des performances, politiques de gestion des projets, politiques et procédures relatives au personnel, politique de recrutement, politiques d'intégration du personnel, code de conduite, organigrammes, politique en matière d'assurance / de santé et de sécurité, politique de formation et de développement, règles et procédures disciplinaires, politiques de transfert.

Mobilisation des ressources

Déclaration de confidentialité, plan et politiques de collecte de fonds

Finance

 

Politiques et lignes directrices financières

Image and Visibilité

Politique de communication, lignes directrices de la marque, politique de communication externe, charte des médias sociaux, engagement en faveur de la sécurité sur Internet

Influence

 

Partenariats, déclarations de position/de politique, plan stratégique (plaidoyer)

Recrutement et maintien de l'emploi

Politique de confidentialité, politique de protection des données personnelles, formulaires de demande de données, politiques de diversité et d'inclusion, plan stratégique (recrutement/rétention des membres).

Sécurisation et protection de l'enfance

Politique de Sécurité, politique de Protection de l'Enfance

 

Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive et qu'elle ne représente que quelques exemples. Les noms peuvent changer et vous pouvez avoir d'autres documents qui vous conviendraient mieux.

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